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MODALITÉ DU POSTE

Intitulé de poste : Assistant.e Administrative, Comptable et Ressources humaines d’e-graine Ile-de-France
Niveau de responsabilité :
• Responsable structurel
• Responsable projet
✓ Responsable opérationnel
Type de contrat : CDD – 9 mois : du 1/7/18 au 31/3/19 (remplacement congés maternité)
Salaire mensuel brut : 1680 € brut par mois
Autres avantages : prise en charge à 100% des transports publics (à hauteur du montant du pass Navigo)
et 50 % de la mutuelle
Localisation : bureau principal à Trappes, déplacements ponctuels sur toute la région IDF

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

e-graine est un mouvement d’éducation qui s’engage, depuis plus de dix ans, à réveiller les comportements individuels et collectifs en faveur d’un développement durable et d’une citoyenneté mondiale.
L’association e-graine IDF agit sur toute la région Ile-de-France et est organisée par équipes territoriales coordonnées et accompagnées par une équipe régionale.
Celle-ci est située a Trappes (Administration, finance et ressources humaines), et à Paris (toutes les autres fonctions support: Responsable territorial, mobilisation, pédagogique, etc.).

MISSION GÉNÉRALE

L’Assistant.e Administrative, Comptable et Ressources humaines coopère étroitement avec la Responsable Finance et Administration et appuie les pilotes dans les différentes tâches administratives comptables et opérationnelles.
Il/elle est impliqué.e dans la gestion logistique, administrative, comptable et dans tous les aspects relatifs aux ressources humaines.

POSITIONNEMENT

L’Assistant.e Administrative, Comptable et Ressources humaines fait partie de l’équipe régionale de Trappes.
Il/ elle travaille en étroite collaboration avec la Responsable Finance et Administration et est en lien avec les pilotes et les équipes territoriales.
Il/ elle fait partie intégrante du mouvement associatif e-graine et de ce fait, contribue à la gouvernance globale.

DÉTAIL DES MISSIONS

Mise en oeuvre des moyens généraux

– Réception, enregistrement et distribution des courriers entrants et sortants
– Rédaction de courriers
– Gestion du standard et des transferts d’appels
– Gestion des mails relatifs à l’association e-graine IDF
– Gestion et suivi du parc informatique, des véhicules, des fournitures bureau
– Gestion et suivi des services externalisés, tels que l’entretien des locaux

Logistique et Achats

– Gestion et suivi du matériel et des fournitures
– Gestion des commandes, telles que les mallettes pédagogiques
– Suivi et mis à jour de l’inventaire du matériel informatique, des mallettes pédagogiques, etc.
– Centralisation et gestion des achats

Comptabilité

– Saisie comptable (logiciel Pluryalis) suivant le plan comptable et notre comptabilité analytique des
factures de ventes d’achats, URSSAF et notes de frais
– Vérification et classement des pièces comptables (factures achats, ventes, notes de frais)
– Elaboration de devis
– Facturation des clients
– Relance des clients
– Enregistrement du suivi des factures et des relances dans les outils internes à e-graine

Administration

– Centralisation et classement des commandes clients (devis, bons de commande, convention, subventions, etc.)
– Envoi des documents administratifs aux différents interlocuteurs
– Classement et archivage (informatique et papier) des documents administratifs (contrats de travail, demandes de subvention, demandes d’achats, etc)

Ressources humaines

– Gestion administrative du personnel (salariés et SCV):
– gestion des déclarations URSSAF et des documents administratifs nécessaires à la mise en conformité avec le droit du travail
– suivi des obligations administratives à l’embauche
– préparation des contrats de travail et des fins de contrats
– suivi des visites médicales
– gestion et suivi de la mutuelle et de la prévoyance
– suivi des congés, absences, des récupérations et des arrêts de travail
– déclaration des arrêts de travail
– déclaration des contrats aidés
– Gestion des demandes de prise en charge des formations par l’OPCA
– Veille concernant les sujets relatifs aux ressources humaines

COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR LE POSTE

Savoirs :
– Avoir de très bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique (saisie, classement pièces comptables, etc.)
– Avoir de très bonnes connaissances des divers aspects des ressources humaines
– Maitriser les outils financiers: Excel, logiciel comptable (saisie, facturation, relance, etc.)
– Connaître le fonctionnement administratif et comptable des associations serait un plus
Savoir-faire :
– Maitriser les principes de la comptabilité générale et analytique
– Maitriser le plan comptable
– Savoir saisir les écritures achats, ventes, URSSAF, notes de frais, etc.
– Savoir utiliser les principales fonctionnalités d’un logiciel comptable, telles que la facturation, la relance clients
– Participer à la création d’outils de gestion et de suivi
– Avoir une aisance rédactionnelle
– Maitriser les logiciels bureautiques
Savoir-être :
– Etre rigoureux et avoir un très bon sens de l’organisation
– Apprécier et savoir travailler en equipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative
– Savoir gérer les priorités et de multiples taches
– Etre réactif et pro actif
– Avoir l’esprit critique tout en étant constructif
– Etre curieux, se tenir informé des sujets relatifs aux associations, spécifiquement, les ressources humaines et mettre à jour ses connaissances.

AUTRES COMPÉTENCES APPRÉCIÉES

– Etre éligible à un emploi aidé (CUI-CAE)
– Etre titulaire d’un diplôme dans la gestion, l’économie, la comptabilité et/ ou les ressources humaines
– Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans, dans l’associatif serait un plus

Merci d’envoyer vos candidatures à : recrutement@e-graine.org
Avec dans l’objet: Candidature Assist Admin + “Nom, prénom”

Jean-Baptiste Plassiard

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